Hallituksen päätöksiä koskien julkaisutoimikuntaa

[tyrsky]

Tiedoksi faktoja julkisuudessa esiin tulleiden väitteiden oikaisemiseksi.
Pöytäkirjanote hallituksen kokouksesta 14.8.2014 on lähetetty julkaisutoimikunnan jäsenille 20.8.2014.

Sakari Poti
puheenjohtaja


Suomen Ajokoirajärjestö – Finska Stövarklubben ry
Hallituksen kokous 3/14 PÖYTÄKIRJANOTE 20.8.2014
Aika: torstai 14.8.2014 klo 14.00
Paikka: Oikari, Uurainen
Läsnä:
Sakari Poti pj, Eero Kuitunen, Mika Elgland, Reijo Heikura, Terho Hotakainen, Tarmo Leinonen, Ari Ollila, Erkki Juntti, Esa Ojanen, Yrjö Vierikko, Jari Kattelus, Eero Kehusmaa, Viljo Pennanen, Auvo Rahkola, Jani Mäntylä, Tuomo Hytönen, Aimo Ahtiainen, Juhani Lappi, Lauri Rostedt ja Jaana Leppiaho siht.

53. § Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.

54. § Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Päätös:
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

55. § Kokouksen pöytäkirjantarkastajien nimeäminen
Päätös:
Nimettiin pöytäkirjantarkastajiksi Auvo Rahkola ja Tarmo Leinonen.

56. § Kokouksen esityslistan hyväksyminen
Päätös:
Hyväksyttiin kokouksen esityslista lisäten kohdat 65.1-65.4

---
58. § Toimikuntien asiat
---

58.2 § Julkaisutoimikunta
58.2.1 § Julkaisutoimikunta kokoontui Punttisilimässä 8.6.2014 innovaatiopäiville. Liitteenä muistio tilaisuudesta.
58.2.2 § Nettisivujen uudistaminen:
Julkaisutoimikunta esittää nettisivujen päivitysoikeuksien myöntämistä Erja Pekkalalle julkaisutoimikunnan tiedotusluontoisten asioiden esiin saamiselle.

Päätös:
Hallitus päätti, että kotisivujen sisältöä tulee tarkistaa ja päivittää. Sivuilla on eri toimikunnille kuuluvia asioita ja jokainen toimikunta käy läpi ja huolehtii alaisuuteensa kuuluvien asiasisältöjen päivittämisen. Toimisto huolehtii sivujen fyysisestä päivityksestä.
Kotisivujen kokonaisvaltaisen uudistamisen käynnistämiseksi julkaisutoimikunta valtuutetaan pyytämään tarjouksia kotisivujen tekijöiltä ja tuomaan eritellyt esitykset hallitukselle demoineen. Uusien sivujen tekniikan tulisi sallia mm. tilauslomakkeen, lukijakyselyn, palaute- tai jäseneksi liittymislomakkeen -tyyppiset täytettävät lomakkeet, joita nykyisten kotisivujen tekniikalla ei voi toteuttaa.
Aktiivisessa Suomen Ajokoirajärjestön facebook-ryhmässä on yli 2000 jäsentä elokuussa 2014, joten kannattaa järjestönä keskittää resurssit tämän ryhmän alle eikä perustaa erikseen Ajokoiramies-lehden facebook-ryhmää. Ryhmän ylläpitäjinä ovat Sanna Kumpulainen ja Jaana Leppiaho. Kotisivujen keskustelupalstan pitämistä kannattaa uusilla sivuilla harkita.

58.2.3 § Julkaisutoimikunta esittää, että vain järjestön puheenjohtaja joka on asemansa puolesta vastuussa ulkoisesta markkinoinnista antaa haastatteluja medialle, näin varmistettaisiin, että suomenajokoiran/-järjestön julkisuuskuva säilyisi oikeana.
Päätös:
Hallitus totesi, että omalla nimellään voi antaa haastatteluja ja muistuttaa, että luottamushenkilöt edustavat Suomen Ajokoirajärjestöä.

58.2.4 § Julkaisutoimikunta esittää hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkistamista niin netissä kuin lehdessä. Pöytäkirjat ovat julkisia asiakirjoja.
Päätös:
Hallitus muistuttaa, että pöytäkirjat eivät ole julkisia. Tiedottamisesta on hallituksen päätös 22.3.2014 § 51 ”Hallitus tiedottaa”-palsta julkaistaan Ajokoiramies-lehdessä ja kotisivuilla. Puheenjohtaja ja sihteeri poimivat päätöksistä tiedotettavat asiat.

58.2.5 § Julkaisutoimikunta esittää tiedotuksen parantamista niin netissä kuin lehdessä mm. kirjalliset ohjeistukset päänäyttelyn voittajalle sekä arvokisojen järjestäjille
Päätös:
Hallitus tiedottaa Ajokoiramies-lehdessä ja kotisivuilla. SAJ:n hallituksen edustaja on mukana ottelutoimikunnassa ja päänäyttelyn voittajiin otetaan henkilökohtaisesti yhteyttä.

58.2.6 § Julkaisutoimikunta esittää, että vastaisuudessa kaikissa lehteä (ja järjestön julkisuuskuvaa) koskevissa asioissa julkaisutoimikunta voisi olla yhtenäisenä käsittelemässä ja valmistelemassa asioita hallitukselle.
Päätös:
Toimikunnat voivat käsitellä asioita ja tehdä esityksiä hallituksen käsiteltäväksi entiseen malliin.

58.2.7 § Julkaisutoimikunta esittää lehden nimen muuttamista nimeksi Ajokoira. Muutos tulee voimaan 1.1.2015.
Päätös:
Hallitus päätti, että nimenmuutosta ei tehdä tässä vaiheessa.

58.2.8 § Julkaisutoimikunta esittää tabletin hankkimista lehden päätoimittajalle.
Päätös:
Päätoimittajalle hankitaan tabletti.

58.2.9 § Ajokoiramies-lehden vedos lähetetään toimistolle luettavaksi ennen painoon menoa.
Päätös:
Hallitus päätti, että lehden vedos lähetetään toimistolle luettavaksi ennen painoon menoa.

---

58.4 § Nuorisotoimikunta, innovaatioviikonloppu 7.-8.6.2014 yhdessä julkaisutoimikunnan kanssa. Muistio liitteenä. Päätös:
Hallitus päätti hyväksyä esityksen, että hankitaan uusi rollup, jossa on mukana tabletti ja nuorisotoimikunta saa joka lehteen palstatilaa. Maakunnalliset yhdistykset auttavat kummitoiminnan kehittämisessä ja tarvittaessa järjestöltä saa apua.
---

64. § Merkkipäivämuistamiset. Sähkepalvelu on lopetettu.
Päätös:
Hallitus päätti pyytää julkaisutoimikunnan apua Suomen Ajokoirajärjestön onnittelukortin tekemiseksi syyskuun alkuun mennessä.


---
67. § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.25.

Vakuudeksi

Sakari Poti puheenjohtaja
Jaana Leppiaho sihteeri

Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi
Auvo Rahkola pöytäkirjantarkastaja
Tarmo Leinonen pöytäkirjantarkastaja


Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa 20.8.2014 Jaana Leppiaho

[tyrsky]

vuosikokouksessa 22.3.2014 Hämeenlinnassa hyväksytty

TOIMINTASUUNNITELMA V 2014 JULKAISUTOIMINTA

Ajokoiramies-lehteä ylläpidetään monipuolisena ja jäsenistöä palvelevana tiedotuskanavana. Tammikuun lehti ilmestyy jalostusnumerona. Tammikuun lehti painetaan Erweko Oy:ssä ja muut Kopijyvä Oy:ssä.
Näyttelytulokset, rekisteröinnit, valionarvot, omistajatiedot ja terveystiedot päivitetään kennelliiton järjestelmästä ajokoirajärjestön tietokantaan. Koetulokset tallennetaan koepöytäkirjoista osittain pöytäkirjantarkastajien, osittain vuosikirjan toimittajan toimesta ja siirretään koiratietokantaan, näyttelyarvostelut tallennetaan toimistossa.
Indeksilaskenta ja päivitys tehdään helmikuun 2014 tulosten päivityksen jälkeen. Vuosikirja 2013 ilmestyy toukokuussa sisältäen koetulokset ajalta 1.3.2013-28.2.2014 ja näyttelytulokset ajalta 1.1.-31.12.2013.
Osallistutaan Maailmanvoittajanäyttelyyn elokuussa 2014. Yhteistyötä muiden erä- ja kenneljulkaisujen kanssa jatketaan. Pohjoismaisten veljesjärjestöjen jäsenlehtien kanssa jatketaan artikkeleiden vaihtoa. Jäsenhankintaan osallistutaan kertomalla ajokoiraharrastuksesta ja SAJ:stä joko juttujen tai mainosten muodossa metsästysalan julkaisuissa. Uusille koiran omistajille lähetetään liittymistarjous.

[Tapio Rantanen]

Kiitokset nim.merk. tyrskylle, joka vastoin hallituksen aiempaa kantaa on päättänyt hallituksen päätöksien julkistamisesta. Olisi korrektia jäsenistöä kohtaan myös Sinun esiintyä omalla nimelläsi, jottei ylläpito poistaisi hienosti alkanutta keskustelua. Kiitos etukäteen!
Pyydän kohteliaammin Sinua myös julkaisemaan julkaisutoimikunnan kokousmuistion (8.6.2014) kokonaisuudessaan, joihin nuo hallituksen päätökset perustuvat.
Jäsenten olisi hyvä tietää myös taustat joihin julkaisutoimikunnan esitykset perustuvat. Kiitos.
Muistion ovat allekirjoittaneet pj/päätoimittaja Sakari Poti ja sihteeri Heli Meriläinen.

[kalevi rytky]

Julkaistu pöytäkirja ja toimintasuunitelma osoittaa selvästi, että Rantanen tuo julki esityksissään ja moitteissaan julkaisutoimikunnan laiminlyömiä tehtäviä joihin kuuluu esim. erittäin tärkeänä osana jäsen hankinta. Melkein kaikki toimenpiteet joista rantanen löytää puutteita ovat kuuluneen julkaisutoimikunnan toimivaltaan.

[Hannes Heiskala]

Julkaistu pöytäkirja ja toimintasuunitelma osoittaa selvästi, että Rantanen tuo julki esityksissään ja moitteissaan julkaisutoimikunnan laiminlyömiä tehtäviä joihin kuuluu esim. erittäin tärkeänä osana jäsen hankinta. Melkein kaikki toimenpiteet joista rantanen löytää puutteita ovat kuuluneen julkaisutoimikunnan toimivaltaan.

Pöytäkirjanotteen lisäksi pitäisi myös muistion olla nähtävillä, koska siihenhän sisältyviä toimikunnan esityksiä - luultavasti - on hallitus kokouksessaaan käsitellyt. Samoin olisi mielenkiintoista tietää, onko julkaisutoimikunta jossain kokouksessaan mahdollisesti hyväksynyt toimintasuunnitelman vuodelle 2014.
Jäsenhankinnasta näyttäisi toimikunnan vastuulla olevan vain se, että "Jäsenhankintaan osallistutaan kertomalla ajokoiraharrastuksesta ja SAJ:stä joko juttujen tai mainosten muodossa metsästysalan julkaisuissa. Uusille koiran omistajille lähetetään liittymistarjous." Ei voi jäsenmäärän vähenemistä laittaa ainakaan julkaisutoimikunnan syyksi.

[Tapio Rantanen]

Ohessa julkaisutoimikunnan Punttisilmässä 8.6.2014 pitämän kokouksen kokousmuistio, niiltä osin kokonaan kun nim.merk. "Tyrsky" esittää niihin kohdistuneita hallituksen päätöksiä. Pyydän lukijoita huomioimaan, että kyseessä on muistio, ei siis pöytäkirja. Uskon oheisen selventävän esityksien taustoja. Oheinen sisältää myös nim.merk. "Tyrskyn" julkaiseman toimikunnan "Toimintasuunnitelmaa" kohdan selvityksen.
Julkaisutoimikunnalla oli vilpitön halu kehittää SAJ:n toimintaa tehtäväkuvauksensa mukaisesti. Korostan Punttisilmän tapaamisen olleen erinomaisen hyvähenkinen ja innostava. Kiitokset vielä paikallisille järjestäjille.
Tällaisia tapaamisia SAJ kaipaisi nykyistä enemmän. Tilaisuuksia joissa eri toimikunnat avoimesti pohtisivat järjestön kehittämistä. En ylipäätään ymmärrä miten muuten on mahdollista järjestön toiminnan ylläpitäminen ja kehittäminen.

52.2.2
− Järjestön nettisivut.
Keskustelua käytiin aktiivisesti järjestön nettisivujen uudistamisesta. Sivut ovat
vanhanaikaiset, eivät palvele jäsenistöä ja sisältävät vanhaa ja jopa virheellistä tietoa.
Osa linkeistä vie ”poistetuille sivuille”. Uusien sivujen tekijöitä on jo kartoitettu ja jää
odottamaan päätöstä kilpailutuksesta. Lisäksi julkaisutoimikunta esittää
päivitysoikeuksien myöntämistä Erja Pekkalalle järjestön nettisivuille
julkaisutoimikunnan tiedotusluontoisten asioiden esiin saamiselle.

52.2.3.
Radiohaastattelu / muut haastattelut = "Ulkoinen markkinointi"
Järjestön toimistosihteerin Ylelle antama haastattelua on aiheuttanut keskustelua niin
somessa kuin kentällä.
Julkaisutoimikunta esittää, että vain järjestön puheenjohtaja, joka on asemansa puolesta
vastuussa ulkoisesta markkinoinnista antaa haastatteluja medialle, näin varmistettaisiin,
Suomenajokoiran/-järjestön julkisuuskuva säilyisi oikeana.

52.2.4
Järjestön läpinäkyvyys asioiden käsittelyssä ja tiedotuksen parantaminen.
- Julkaisutoimikunta esittää hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkistamista niin
netissä kuin lehdessä. Pöytäkirjat ovat julkisia asiakirjoja.
52.2.5
- Lisäksi esitetään tiedotuksen parantamista niin netissä kuin lehdessä mm. kirjalliset
ohjeistukset päänäyttelyn voittajalle sekä arvokisojen järjestäjille.
4. Alueellinen tiedottaminen.
Verkostoituminen alueiden kanssa ja yhteys sähköpostilla, jolloin olisi helpompi tietää
alueiden ajokoiratapahtumista, mitä he toivovat ja minkä jutun tekoon tarvitsevat
kirjeenvaihtajien apua.
Puheenjohtaja esittää yhteyshenkilöksi hallitusjäsentä kyseiseltä alueelta.

− Tuotemyynti verkkoon ja niiden markkinoiminen monipuolisemmaksi.
Tuotemyynti tulisi olla myös verkkokauppana, nykypäivää (vrt. Pystykorvajärjestö).
Tuotteiden päivittäminen ja monipuolistaminen. Järjestölle päätetty tehdä muki, joka ei
ole koskaan ilmestynyt myyntiin, miksi?. Kilpailuttaminen useammasta paikasta.

58.2.6 (52.2.2)
Julkaisutoimikunnan ”ylikävelyä”.
1. Lukijakysely. Lukijakyselyä ei saatu ajoissa nettiin. Hannele sai sen lopulta
ulkopuolisen avustamana.
2. Jänisresepti-kilpailu ei ole ilmestynyt nettiin tänä päivänäkään. Nyt se tosin on jo
myöhäistä, kilpailu on pidetty. Kaksi osallistujaa. Onko osa syy ettei se näkynyt netissä?
Lukijakyselyssä sitä toivottiin.
3. Lehden tarjouskilpailu. Hannele on ollut mukana neuvotteluissa, koska hänellä on
alan asiantuntemus työnsä kautta ja painojen tuntemus. Lehden edellisen päätoimittajan
kanssa oli sovittu tapaamisesta lehden tarjousten tiimoilta mutta kutsua palaveriin ei
koskaan tullut. Hannelen oltua yhteydessä asiasta oli päätoimittaja ollut siinä luulossa,
että Hannele on myös tarjoukset nähnyt ja että ne on lähetetty hänelle toimistosta
sähköpostina.
Näin lehti menetti sille lanseeratun Joutsenmerkin kuin myös ympäristöystävällisen
Suomessa tehdyn paperin. Neuvottelemalla nuo asiat olisi saatu pidettyä.
Julkaisutoimikunta esittää, että vastaisuudessa kaikissa lehteä (ja järjestön
julkisuuskuvaa) koskevissa asioissa julkaisutoimikunta voisi olla yhtenäisenä
käsittelemässä ja valmistelemassa asioita hallitukselle.

TOIMINTASUUNNITELMA V 2014 JULKAISUTOIMINTA
Budjetti, toimintakertomus ja –suunnitelma vuosikokoukselle 2014.
Julkaisutoimikunta ei saanut pyynnöstä huolimatta luettavakseen enää lisäysten ja
korjausten jälkeen ed. mainittuja asiakirjoja ennen kuin ne lähtivät hallitukselle.
(Nämä olivat toimiston laatimia. Niihin pyydettiin vain toimikunnan kommentit s-postitse. TRa huom).

52.2.2
Rotulehden tekijöiden FB.
Saksanpaimenkoiralehden päätoimittaja on lähestynyt Hannelea liittymään
rotujärjestölehtien toimittajien FB:iin. Ryhmä on suljettu ja siinä on tällä hetkellä 30
jäsentä. Ajokoiramies-lehden tulee olla myös mukana ajan hengessä.
Tässä yhteydessä Erja valtuutettiin hallituksen myötämielisyydellä tekemään myös
Ajokoiramies-lehdelle omat sivut FB:ssa, jonne laitetaan mielenkiintoa herättäviä
asioita lehdestä, tapahtumista. Nuoret ovat paljon siellä, näkyvyys laajempi sekä nopea -
--> uusia jäseniä.

58.2.7.
xxxxx xxxxx esitti lehden nimen muuttamista --> Ajokoira. Päätettiin esittää
hallitukselle nimen muuttamista. Muutos tehtäisiin ensi vuoden ensimmäisestä
numerosta alkaen.

58.2.8
Lopuksi.
-Julkaisutoimikunta ehdottaa ja esittää lämpimästi hallitukselle Tabletin hankkimista lehden
päätoimittajalle.
-Julkaisutoimikunta kokoontuu Viitasaaren ABC:lla mahdollisesti loppusyksyllä. Asiasta sovitaan
tarkemmin sähköpostitse.

58.2.9 (Tämä ehdotus on tullut jostain muualta).

[Tapio Rantanen]

On syytä vielä tarkentaa tuota hallituksen pöytäkirjan 52.2.2. kohtaa. Hallitus valtuuttaa siinä julkaisutoimikunnan pyytämään tarjouksen uusista nettisivuista. Omalta kohdaltani totean seuraavaa:
1. Järkevän ja kilpailukykyisten tarjouksen saamisen perusedellytyksenä on tarjouksen pyytäjän tiedettävä mitä haluaa!
Julkaisutoimikunnalla ei ole tähän tarvittavia tietoja ja hallituksesta tämän ainakin sihteeri tietää varmasti.
Tarjouspyynnön laatijalla pitää olla käytössään olevien www-sivujen problematiikka jne.
On tiedettävä millaisessa käyttöympäristössä sivujen halutaan toimivan, mitä sivuilta odotetaan. Vasta kun tiedetään esim. nämä seikat, on jotain mahdollisuuksia tarjouspyynnön tekemiseen.
Ennen kaikkea on ensin päätettävä sivujen yläpitoon liittyvät asiat.
2.Julkaisutoimikunnalla on pj jonka tehtävä on toimikunnan kokoon kutsuminen. Ainakaan minulle ei tällaista kutsua ole tullut, vaikka alustava paikka ja aikahaarukka oli olemassa.

Ps. SPJ on uusimassa fiksulla tavalla nettisivujaan, vanhat kun ei toimi mobiililaitteissa!

[Hannes Heiskala]

58.2.7.
xxxxx xxxxx esitti lehden nimen muuttamista --> Ajokoira. Päätettiin esittää
hallitukselle nimen muuttamista. Muutos tehtäisiin ensi vuoden ensimmäisestä
numerosta alkaen.

Kuka on tämä salaperäinen xxxxx xxxxx ? Joistakin tällä palstalla oleista kirjoituksista olen käsittänyt, että se on joku julkaisutoimikunnan jäsenistä, ettei olisi vain joku harhaoppinen tai toisinajattelija?

[Tapio Rantanen]

Hannes, jätin sen tarkoituksella pois. Se tullee aikanaan näkyviin. Oleellistahan on se mitä porukassa esitettään , ei se kuka on esittäjä. Vai kuinka . Toivon tässä käydyn keskustelun osoittavan miksi minä olen irtisanoutunut kirjeenvaihtajan tehtävästä. Julkaisutoimikunnalla ei ole nykyisessä SAJ:n toimintaympäristössä mahdollista vastata tehtäväkuvauksensa mukaisista toimista. Mainitsen jäsenhankinnan ja nettisivut. (Jokainen voi lukea ketjusta julkaisutoimikunnan esitykset ja niiden saaman kannustuksen hallituksessa). Joku hallituksen jäsen koki niiden olleen jo valmiiksi päätettyjä kun ne tuotiin hallitukselle, jos näin oli on syytä kysyä; KUKA PÄÄTTI!
Jäsenhankintaa ei saa unohtaa, mutta se ei ole päällimmäinen syy järjestön jatkuvasti pienenvään jäsenmäärään. Perälauta vuotaa! Miksi jätetään jäsenmaksu maksamatta? Se on todellinen ongelma. Onko tämä kaikki luonnollista poistumaa - en oikein usko.
Läpinäkyvyys on nykyään kaiken perusta. Keskusteluissa arvon päättäjien kanssa tästä aiheesta niin lähes yhteen ääneen todetaan ettei esim. hallituksen toimissa ole mitään salattavaa. Seuraavassa käänteessä tehdään päätös ettei pöytäkirjat ole julkisia! Mistä on kysymys? Yhdistyslain mukaanhan järjestön jäsenoikeuden omaavalle henkilölle on hänen halutessaan esitettävä hallituksen pöytäkirja!
Jätän tämän palstan omalta osaltani tähän. Kiitos keskustelun avaajille ja lukijoille!